Esimene nendest on Excel. Jah, muidugi. Ma ei ole võib-olla klassikaline Exceli kasutaja selles mõttes, et mul on seal arvude massiivid ning ma tegelen arvutuste, numbrite ja valemitega. Analüütikaga. Aga sellele vaatamata, ma kasutan Excelit kahel juhul.

Esiteks, ma kasutan Excelit siis, kui ma tegelen projektidega. Näiteks, mul on koolitus, mis eeldab alati enne, kui Sa rahva ette lähed mingite kindlate tegevuste valmis tegemist. Eeltööd ja erinevaid tegevusi. Just need samad tegevused ongi mul sinna Excelisse pandud ning mul tekib niiviisi klassikaline projektiplaan. Mul on vajalik tegevus, ma tean, kes sellega tegeleb, ma tean, kui palju see aega võtab ning samuti ma tean seda, millal see tegevus valmis saab.

Projektiplaan aitab mul kahte asja:

• ta tagab selle, et mul on suur pilt ehk helikopteri vaade oma tegemistest ning
• ma näen loogilisi seoseid erinevate tegevuste vahel ehk ma ei planeeri enne tegevusi, mis eeldavad mõne eelmise tegevuse valmis saamist või lõppemist. See garanteerib selle, et projekt saab kvaliteetne ning ka edukas.

Tene variant, kus ma Excelit kasutan, on päeva planeerimine. Mul on oma päeva planeerimise fail, mis koosneb kolmest osast:

• seal on ajaline pool ehk plaan sellest, mida ma teen mingi konkreetne kell. Ajaline planeerimine algab mul kella kuuest hommikul ning läheb kella kuueni õhtul välja. Ma kasutan aja planeerimisel 30 minuti pikkuseid ajasahtleid. Lisaks Excelile on mul kasutusel ka kalender, mida ma kasutan pigem siis, kus ma olen sõlminud kellegagi näiteks mingi kokkusaamise või mul on koolitus või mul on coachingu sessioon ehk mul on tegevused, kus ma olen andnud kellelegi lubaduse. Need on mul kirjas kalendris. Kui ma hakkan päeva planeerima, võtan tegevused kalendrist ning tõstan nad Excelisse oma õigele kohale. Lisan veel transpordi aja, mis kulub mul sinna kohale jõudmiseks ning oma muud tegevused panen kokkulepitud kokkusaamise või koolituse järgi.
• Lisaks ajasahtlitele, on Excelis veel iga päeva kohta kirjas 5 olulist tegevust. Need on need tegevused, mida ma tahan kindlasti see päev ära teha.
• Siis on mul nimekiri inimestest, kellega ma sel päeval ühendust võtan.

Lisaks eelnevale, pean ma Excelis ka oluliste tegevuste nimekiri. Seda sellise mõttega, et kuna mul päeva planeerimise Excel on nii kui nii taustal avatud, saaksin kõik päeva jooksul tekkinud head mõtted lihtsalt kirja panna, et need loomulikult ei läheks mul meelest ära.

Niipalju Excelist.

Teine programm, mida ma kasutan on Focus 10. Kuna ma olen PC kasutaja, siis Apple maailmas sel programmil võib-olla mõni teine nimi. Aga võib-olla see nimi antud hetkel ei olegi kõige tähtsam, sest see programm töötab Pomodoro Technique (https://lifecoach.ee/5-ideed-kuidas-energiat-tooellu-tuua/) põhimõttel.

See metoodika on oma olemuselt väga oluline, kuna ta räägib fokuseerimisest. Räägib sellest, et Sa peaksid justkui jooma enne, kui suur janu tekib. Et sööksid siis, kui Sul kõht veel väga tühi ei ole. Ta aitab hoida fookust, tähelepanu ning soodustab oluliste asjadega tegelemist.

Sa töötad 25 minutit intensiivselt ühe asjaga ning seejärel teed 5 minutise pausi ning töötad uuesti 25 minutit. Ja jälle 5 minutine paus. Niimoodi tekivad 30 minutit pikkused tsüklid. Need samad tsüklid on mul seotud selle Exceli 30 minutise ajasahtliga. Kui ma tegevusega alustan, pane Focus 10 programmi käima ning kui 25 minutit saab mööda, annab programm mulle heliga teada, et on aeg arvuti tagant korra üles tõusta ning ennast liigutada. Ning kui paus läbi, antakse uuesti teada, et arvuti juurde tagasi tulla ning oma tegevusi fokuseeritult jätkata.

Kindlasti Sa oled pannud tähele, et kui Sa hakkad mõne tegevusega tegelema ning Sa ei tee sinna vahele pause, vaid üritad seda tegevust teha kuni see valmis saab, siis tegevus lõpp on selline … kummaline. Sul ei ole enam head kvaliteeti, Sul ei ole enam fookust ning Sa oled kuidagi väsinud ja tülpinud. Pomodoro Technique aitab seda tunnet vältida ning ühtlasi saad soovitud tegevuse ka kiiremini tehtud.

Kolmas programm, millest Sulle täna räägin, on Evernote.

Ma kasutan Evernote kahel viisil:

• Kõigepealt ma kogun Evernote erinevate teemade alla artikleid, mida ma olen veebist leidnud ning mis mulle tunduvad olulised. Koondan neid seepärast, et neid oleks hiljem lihtsam leiad ning nendega edasi töötada.
• Teiseks ma kasutan Evenote erinevate nimekirjade koostamisel. Näiteks, mul on raamatute nimekiri, mida ma peaksin raamatukogust laenutama. Kui ma leian, et üht või teist raamatut tasuks lugeda, panen ta kirja ning kui raamatukokku satun, laenutan. Lisaks on mul Evernotes ka ostunimekirjad. Kas Sa oled märganud, et kui läheb poodi ilma nimekirjata, võib juhtuda kaks ebameeldivat asja? Esiteks, Sa ei pruukinud osta kõiki asju, mille pärast Sa poodi läksid ning teiseks, Su ostukorvi võib lipsata asju, mida Sa tegelikult ei planeerinud.

Need olidki mõtted, kuidas saaksid efektiivsemalt tegutseda ning endale toetav süsteem luua.

See on nii tavaline, et kui me teeme aasta, kuu või ka päeva plaane ning kui see periood läbi saab, me tunneme kurbust sellest, et nii palju asju sai kirja, palju lubadusi sai välja antud aga nendest väga paljud asjad jäid kahjuks tegemata. Miks see nii juhtub? Põhjus on selles, et me lihtsalt planeerime liiga palju asju ühte tundi või ajaühikusse ning kui midagi nihkuma hakkab, midagi ei lähe nii nagu planeeritud, hakkavad ka kõik muud tegevused edasi nihkuma ning päeva lõpuks meil tekibki üks paras segapudru.

Jagan Sinuga kolme mõtet, mida võiksid jälgida kui Sa nimekirju koostad ning oma päeva plaane teed.

Esimene mõte on kindlasti see, et oma olulistele tegevustele peaksid Sa planeerima lisaaega või puhveraega. Mäletad, et olulised tegevused on need 2-3 tegevust, mis Sa peaksid kõige esmalt kalendrisse kirja panema ning mille ümber kõik muud tegevused oma päeva sättima. Nendele olulistele tegevustele peaksid juurde panema 30 lisaminutit. Tähendab see seda, et kui Sul oluline tegevus oli tunni aja pikkune, ei märgi Sa kalendrisse mitte 60 minutit, vaid 90 minutit. Lisad aja sellise mõttega, et kui tegevuse käigus lisandub midagi, saaksid Sa tegevuse ikkagi kenasti ära teha. Oluline on see seetõttu, et need tegevused on ju Sul sel päeval tegevused, mida Sa pead kindlasti ära tegema. Ilma nende tegevuste sooritamiseta, Sa justkui ei tohiks magama minnagi.

Teine mõte, mida ma tahan jagada on, et päeva plaan, nimekiri või to-do list ei ole nö kivisse raiutud. Sa saad seda muuta ning ma isegi kutsun seda päeva jooksul üle vaatama. Kui mõelda näiteks jooksmisele, siis on Sul suure tõenäosusega teada vastavalt treeningplaanile, kui palju Sa peaksid mingil päeval jooksma. Kui Sa aga mõnel päeval haigeks jääd, ei ole kõige parem mõte treeningplaani järgi oma kilomeetrid ära joosta. Samuti ei ole just väga hea mõte see, et kui Sa oled terveks saanud, jätkad just treeningplaani just selle koha pealt, kus see katki jäi.

Mõlemal juhul Sa peaksid mõtlema sellele, kuidas tuleks treeningplaani muuta, et saaksid teha sujuvama alguse või natuke järgi aidata, et suures pildis Sa selle treeningplaani ikkagi ellu viiksid. Täpselt samasugune lugu on Sinu enda päevaste tegevustega. Kui Sul mingid asjad hakkavad päevas venima, siis ma julgustan Sul oma plaanile kriitiliselt otsa vaatama. Vaatama, kas seal on mingid tegevused, mida saad nihutada? Kas seal on midagi, mida Sa saaksid näiteks teha järgmisel päeval? Ning kui Sa mõtled nende tegevuste nihutamise peale, peaksid vaatama, et olulised tegevused saaksid ikkagi sel päeval tehtud aga võib-olla on seal midagi vähem olulist, mida Sa saaksid edasi lükata. Suure tõenäosusega oled Sa ju päevaplaani endale ise koostanud. Sa saad selle ju vajadusel päeva jooksul ümber vaadata, ümber mängida.

Kolmanda mõttena soovin Sinuga jagada, et Sa peaksid puhkama enne, kui oled väsinud. Kas mäletad Pomodoro Tehnikat? (https://lifecoach.ee/5-ideed-kuidas-energiat-tooellu-tuua/) Seal on 25 minutit tööd ning 5 minutit puhkust. Puhkus tuleb võtta enne kui Sa oled arugi saanud, et Sa vajad puhkust. Siis on hilja, kui pea on juba väsinud ning enam justkui päris hästi ei tööta.

Täpselt samamoodi on ka kõikide muude asjadega. Sa peaksid näiteks jooma enne, kui Sul on janu või sööma enne kui Sul on nälja tunne. Sa pead tegevusi ennetama, sest kui Sa tunned, et oled janune või näljane või Sul pea ei tööta, siis sinna töötavasse, hea energiaga ning toimekasse keskkonda tagasi saamine võtab ikkagi omajagu energiat, mis kõik läheb aja arvelt. Mõtle sellele, kuidas teha igapäevaseid väikseid pause.

Kas Sa oled juhtunud tööd tegema mõne nüri tööriistaga – kala fileerinud nüri noaga või nüri saega puud saaginud? Kas tuleb midagi sellest meelde? Ja, kuidas töötamine õnnestus, kui natuke uudishimulik olla? Hoolega muudkui töötasid ja töötasid, kuid tulemust ei olnud. Aega kulus, kuid töö ei edenenud. Ja pealegi tekkis hinge selline tühi tunne. Tühja töö tunne. Nendes olukordades oled Sa leidnud aja, et tööriista teritada. Aga, kuidas leida aega, et iseennast „teritada“, et Sa ikka jõuaksid ja jaksaksid? Alljärgnevalt mõtteid, mida võiksid proovida.

1. Planeeri aega puhkamiseks. Nagu planeerid töö tegemiseks aega, tuleks ka planeerida puhkust. See on soovitus, mida ma olen mitmes blogipostituses jaganud. Kas Sa oled ennast jälginud ning tead, kui pikk võiks Sinu puhul olla järjestikku töötamise aeg? Aeg, mil Sa suudad olla fokuseeritud ja keskendunud. Üks meetod, mida soovitan katsetada on Pomodoro Tehnika ehk tomati tehnika (Pomodoro Technique). Meetodi mõte on selles, et iga 25 minuti tagant peaks tegema 3-5 minuti pikkuse pausi ning siis töötama taas 25 minutit ning uus paus. Kui neli 25 minuti pikkust tsüklit on läbi, võiks paus olla pikem, näiteks 15 minutit. See on ajajuhtimise meetod, mille töötas välja Francesco Cirillo 80-ndatel. Meetod on iseenesest väga lihtne ning efektiivne. Internetist leiad huvi korral ka mitmeid äppe, mis teevad aja arvestamise Sinu eest ning annavad õigel ajal helisignaaliga märku.
2. Tasakaalusta tegevust vastandtegevusega. Kui oled istuva töö tegija, katsu leida aega liikumiseks. Kui taas teed tööd, kus on käimist, tuleks vahepeal puhata ja istuda. Huvitav, et füüsilise töö puhul oskame oluliselt paremini puhkamise signaale märgata. Eks keha poolt kulutatav energia ole ka suurem, kui istuva tööviisi korral.
3. Vaheta keskkonda. Kui Sa oled mõne teemaga natuke „kinni“, näiteks pead mõne juhendi või koolitusmaterjali koostama, kuid tunned, et kirjatöö kohe kuidagi ei edene, võiksid proovida töötada korraks mõnes teises keskkonnas. Näiteks koosolekute saalis. Oi, seal tulevad suured ideed. Või teha kodukontori päev. Või mõnes kohvikus. Igal kohal on oma energia, mis aitab „kinnijäämise“ korral Sul teemaga edasi minna. Huvitav on see, et head mõtted ja ideed tulevad lihtsamalt, kui Sa pole otseselt töökeskkonnas või tegeled mõne teise tegevusega. Tihti hoopis hobiga, oled trennis või lausa puhkusel.
4. 80:20 reegel. See on ju tuttav Pareto printsiip. 20. sajandi Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto leidis, et 80% maast Itaalias kuulub 20% inimestele ning 80% saagist andsid 20% oa taimedest. Seejärel hakkas ta seaduspära vaatama veelgi laiemalt ning jõudis arusaamisele, et tegemist on väga universaalse printsiibiga, mida saab laialdaselt kasutada erinevates eluvaldkondades. Näiteks tööga seonduvate tegevuste puhul 80% käibes või kasumist tuleb 20% klientidelt. Seda saab vaadata ka teistpidi – 20% klientidest annavad 80% kasumist. 20% töödest tagab 80% tulemusest. Analüüsi palun oma tegevusi, mis on Sinu töö puhul need 20% tegevustest, mis annavad 80% tulemustest?
5. Söö korralikult ning maga piisavalt. Need on tegevused, mis Su energiat füsioloogiliselt taastavad. Nagu väikestel lastel, kui kõht tühi, kipub tuju virilaks muutuma, eks sama on ka Sinu puhul. Kui kütusepaak on tühjenemas, soovib keha Sulle seda meelde tuletada. Une aja pikkus on individuaalne, siin peaksid Sa samuti ise ennast tundma. Mis on Sinu puhul piisav aeg, et Sa oleksid puhanud ja värske? Une puhul on kestvusest veelgi olulisem une kvaliteet. Arvatakse, et unetunnid enne keskööd on topelt kasulikud. Vaata, kas see ka Sinu puhul töötab?

Ühest küljest võid Sa ju saada väga efektiivseks ning enda energiataset säilitada, kuid kui Sulle uusi ülesandeid kogu aeg peale tuleb nagu oleks saju ajal räästa all, tuleb Sul julgemalt öelda ka „ei“. Kindlasti see on mõnel juhul ebamugav. Aga kuidas leida tuge nende ebamugavate otsuste tegemisel? Erinevate tegevuste vahel otsustamisel aitab tegevuste ja enda eesmärkide vahelise seose leidmine. Samuti Pareto printsiibi alusel toimiv tegevuste analüüs. Öeldes „ei“ mõnele tegevusele, ütled Sa „jah“ Sulle olulistele tegevustele.

Mis on mõned põhimõtted või tegevused, mis tagavad Sinu tööelu tasakaalu? Ole kena, jaga neid mõtteid all kommentaaride osas ka teistega. Suur tänu Sulle juba ette!