Esimene nendest on Excel. Jah, muidugi. Ma ei ole võib-olla klassikaline Exceli kasutaja selles mõttes, et mul on seal arvude massiivid ning ma tegelen arvutuste, numbrite ja valemitega. Analüütikaga. Aga sellele vaatamata, ma kasutan Excelit kahel juhul.

Esiteks, ma kasutan Excelit siis, kui ma tegelen projektidega. Näiteks, mul on koolitus, mis eeldab alati enne, kui Sa rahva ette lähed mingite kindlate tegevuste valmis tegemist. Eeltööd ja erinevaid tegevusi. Just need samad tegevused ongi mul sinna Excelisse pandud ning mul tekib niiviisi klassikaline projektiplaan. Mul on vajalik tegevus, ma tean, kes sellega tegeleb, ma tean, kui palju see aega võtab ning samuti ma tean seda, millal see tegevus valmis saab.

Projektiplaan aitab mul kahte asja:

• ta tagab selle, et mul on suur pilt ehk helikopteri vaade oma tegemistest ning
• ma näen loogilisi seoseid erinevate tegevuste vahel ehk ma ei planeeri enne tegevusi, mis eeldavad mõne eelmise tegevuse valmis saamist või lõppemist. See garanteerib selle, et projekt saab kvaliteetne ning ka edukas.

Tene variant, kus ma Excelit kasutan, on päeva planeerimine. Mul on oma päeva planeerimise fail, mis koosneb kolmest osast:

• seal on ajaline pool ehk plaan sellest, mida ma teen mingi konkreetne kell. Ajaline planeerimine algab mul kella kuuest hommikul ning läheb kella kuueni õhtul välja. Ma kasutan aja planeerimisel 30 minuti pikkuseid ajasahtleid. Lisaks Excelile on mul kasutusel ka kalender, mida ma kasutan pigem siis, kus ma olen sõlminud kellegagi näiteks mingi kokkusaamise või mul on koolitus või mul on coachingu sessioon ehk mul on tegevused, kus ma olen andnud kellelegi lubaduse. Need on mul kirjas kalendris. Kui ma hakkan päeva planeerima, võtan tegevused kalendrist ning tõstan nad Excelisse oma õigele kohale. Lisan veel transpordi aja, mis kulub mul sinna kohale jõudmiseks ning oma muud tegevused panen kokkulepitud kokkusaamise või koolituse järgi.
• Lisaks ajasahtlitele, on Excelis veel iga päeva kohta kirjas 5 olulist tegevust. Need on need tegevused, mida ma tahan kindlasti see päev ära teha.
• Siis on mul nimekiri inimestest, kellega ma sel päeval ühendust võtan.

Lisaks eelnevale, pean ma Excelis ka oluliste tegevuste nimekiri. Seda sellise mõttega, et kuna mul päeva planeerimise Excel on nii kui nii taustal avatud, saaksin kõik päeva jooksul tekkinud head mõtted lihtsalt kirja panna, et need loomulikult ei läheks mul meelest ära.

Niipalju Excelist.

Teine programm, mida ma kasutan on Focus 10. Kuna ma olen PC kasutaja, siis Apple maailmas sel programmil võib-olla mõni teine nimi. Aga võib-olla see nimi antud hetkel ei olegi kõige tähtsam, sest see programm töötab Pomodoro Technique (https://lifecoach.ee/5-ideed-kuidas-energiat-tooellu-tuua/) põhimõttel.

See metoodika on oma olemuselt väga oluline, kuna ta räägib fokuseerimisest. Räägib sellest, et Sa peaksid justkui jooma enne, kui suur janu tekib. Et sööksid siis, kui Sul kõht veel väga tühi ei ole. Ta aitab hoida fookust, tähelepanu ning soodustab oluliste asjadega tegelemist.

Sa töötad 25 minutit intensiivselt ühe asjaga ning seejärel teed 5 minutise pausi ning töötad uuesti 25 minutit. Ja jälle 5 minutine paus. Niimoodi tekivad 30 minutit pikkused tsüklid. Need samad tsüklid on mul seotud selle Exceli 30 minutise ajasahtliga. Kui ma tegevusega alustan, pane Focus 10 programmi käima ning kui 25 minutit saab mööda, annab programm mulle heliga teada, et on aeg arvuti tagant korra üles tõusta ning ennast liigutada. Ning kui paus läbi, antakse uuesti teada, et arvuti juurde tagasi tulla ning oma tegevusi fokuseeritult jätkata.

Kindlasti Sa oled pannud tähele, et kui Sa hakkad mõne tegevusega tegelema ning Sa ei tee sinna vahele pause, vaid üritad seda tegevust teha kuni see valmis saab, siis tegevus lõpp on selline … kummaline. Sul ei ole enam head kvaliteeti, Sul ei ole enam fookust ning Sa oled kuidagi väsinud ja tülpinud. Pomodoro Technique aitab seda tunnet vältida ning ühtlasi saad soovitud tegevuse ka kiiremini tehtud.

Kolmas programm, millest Sulle täna räägin, on Evernote.

Ma kasutan Evernote kahel viisil:

• Kõigepealt ma kogun Evernote erinevate teemade alla artikleid, mida ma olen veebist leidnud ning mis mulle tunduvad olulised. Koondan neid seepärast, et neid oleks hiljem lihtsam leiad ning nendega edasi töötada.
• Teiseks ma kasutan Evenote erinevate nimekirjade koostamisel. Näiteks, mul on raamatute nimekiri, mida ma peaksin raamatukogust laenutama. Kui ma leian, et üht või teist raamatut tasuks lugeda, panen ta kirja ning kui raamatukokku satun, laenutan. Lisaks on mul Evernotes ka ostunimekirjad. Kas Sa oled märganud, et kui läheb poodi ilma nimekirjata, võib juhtuda kaks ebameeldivat asja? Esiteks, Sa ei pruukinud osta kõiki asju, mille pärast Sa poodi läksid ning teiseks, Su ostukorvi võib lipsata asju, mida Sa tegelikult ei planeerinud.

Need olidki mõtted, kuidas saaksid efektiivsemalt tegutseda ning endale toetav süsteem luua.

Ajaga on põnev ka see, et meil kõigil on antud aega võrdselt. Kõigile on antud ööpäevas 24 tundi või siis 1440 minutit või 86 400 sekundit. Ei ole sellist rikkurite või keskklassi teemat, mis näiteks rikkusega seoses on, aja mõttes on kõik võrdsed. Maailmameister on võrdne geeniusega. Mõlemale on antud aega täpselt sama palju.

Aega ei saa ka keegi Sinult varastada või ära võtta. Kuidagi Sinu eest kasutada. Ainult Sina saad oma aega kasutada ning ainult Sina saad otsustada, kuidas Sa seda teed.

Aeg on paljude inimeste jaoks lineaarne, see tähendab, et üks minut järgneb teisele ning niimoodi saab tund täis, seejärel päev, nädal ja kuu. Oma olemuselt võib ajale läheneda ka niipidi, kui palju Sa väärtust lõid selle ajaga. Kui palju Sa midagi kasulikku tegid. Kas see minut või tund oli väärtuslikult veedetud aeg? Usu mind, see lähenemine ajale on sel juhul hoopis teistsugune.

Aeg on kõikide asjad koostisosa. Ei ole ühtegi asja siin ilmas, mida ei saaks ajalisse mõõtmesse panna. Iga asi võtab mingisuguse aja. Kui Sa mõtled mõnele retseptile, siis seal on ju tihti toodud, et üks või teine toit peab olema ahjus näiteks 30 minutit. Kõikidele asjadele saab panna sellise aja templi külge.

Aga, miks see teema mind üldse huvitab?

Põhjus selleks on väga lihtne. Kuna me elame siin ilmas teatud aja, siis ma tahan seda, et Sulle antud aeg oleks võimalikult hästi kasutatud. Sa ei saa kasutada tuleviku aeg, mida Sul veel ei ole ega ka mineviku aega, mis on ära olnud. Kutsun Sind üles ka nendele teemadele vähem mõtlema, olema pigem siin ja praegu. Võtma küll suuna, kuhu Sa tahad minna, kuid keskenduma selle, kuidas Sa saaksid seda teekonda alustada, kuidas Sa sinna kohale jõuaksid.

Kui Sa tead oma eesmärke, oma soove, siis suure tõenäosusega oskad Sa jälgida ka seda, kuidas Sa oma aega paremini kasutad. Millist teed Sa valid, et kohale jõuaksid. Sa saad teha otsuseid, kas see konkreetne tegevus viib Sind lähemale soovitule või viib hoopis kaugemale. Aeg on väärtuslik ning nii unikaalne teema. Sina oled oma ajakasutuse peremees. Sina teed neid otsuseid. Ma väga loodan, et Sa kasutad oma aega väärtulikult.

Kõik see, mis on operatiivne, millega Sa pead tegelema, hoitakse lühiajalises mälus. Kõik need tarkused, mida Sa oled kunagi koolis või lasteaias õppinud, vanemad on rääkinud või oled mõnel töökoha omandanud, neid hoitakse pikaajalises mälus.

Ma usun, et Sulle on tuttav olukord, kus Sa tead mõne inimese nime, Sa oled teda kusagil näinud, kuid nimi ei tule meelde. Vot, lihtsal ei tule. Või Sa tead seda vastust, see on justkui keele peal, aga see ei tule just hetkel meelde. Teema või olukord on nii tuttav, tunne on olemas, et tead seda, kuid just hetkel see kõik ei meenu.

See on hea, kui tunne on olemas. See on märk sellest, et informatsiooniga tegeletakse, seda käiakse Sinu pikaajalisest mälust otsimas ja loodetavasti ka leidmas. Kas Sa oled märganud, et väga tihti tuleb vajalik informatsioon välja hoopis teistlaadi olukordades, teistes keskkondades. Sa võid olla trenni tegemas, kui tuleb mõni tööga seotud teema meelde. Sa võid olla kodus teleka ees uudiseid vaatamas, kui tuleb Sulle meelde, millele enne mõtlesid. Sa oled magama jäämas, kui meenub midagi. Need kõik on väga ettearvamatud olukorrad, mis ei ole Sinu kontrolli all. Hea uudis on kindlasti see, et üldjuhul soovitud informatsioon ikkagi leitakse, sest Sa oled andud endale käsu selle leidmise olulisuses.

Aga tulen tagasi lühiajalise mälu juurde. Ütlesin juba, et lühiajaline mälu on piiratud. Georg A. Miller leidis, et lühiajalise mälu piirang on 7 pluss-miinus 2 ühikut. Me võime oma lühiajalises mälus hoida 5 ühikut informatsiooni või siis 9 ühikut. See on see kogus, millega saad Sa praegu tegeleda, mis on Sul justkui sõrmenipsust olemas.

Kui tead lühiajalise mälu piirangut, tead ka rohtu unustamise vastu. See on ju lihtne, asju tuleb kirja panna. Loogiline, eks? Ma olen nimekirjadest rääkinud varemgi ning keskendunud peamiselt sellele, et suurema visiooni või eesmärkide puhul tuleks tegevusi võimalikult detailselt lahti kirjutada. Väikeseid alameesmärke luua. https://www.youtube.com/watch?v=JoBZcBa2QR4 Tegevuste kirjapanek on oluline ka seetõttu, et vabastad nii mälumahtu ning energiat, mis kuluks muidu asjade meeles pidamisele.

Kas Sa oled kunagi mõelnud, et inimene on väga sarnane arvutile? Mis iseenesest ei ole mingi ime, kuna arvutid on ju inimese loodud. Arvuti lühiajaline mälu on RAM (random access memory), kus hoitaksegi operatiivset infot, mida töödeldakse. Samuti on arvutil ka kõvaketas, mis on inimese mõttes just see pikaajaline mälu. Kui Sa arvutisse salvestad midagi, siis salvestad selle kõvakettale ning kui hakkad sellega tööle, tuuakse fail lühimällu ehk RAM-i.

Oma tegevuste kirjapanek, erinevate nimekirjade tegemine, võimaldab otsimise protsessi kiirendada. See aitab Sul olla oluliselt efektiivsem ning vabastab energiat meeles hoidmise ja otsimise asemel hoopis oluliste asjadega valmis saamisele.

Kas Sa oled juhtunud tööd tegema mõne nüri tööriistaga – kala fileerinud nüri noaga või nüri saega puud saaginud? Kas tuleb midagi sellest meelde? Ja, kuidas töötamine õnnestus, kui natuke uudishimulik olla? Hoolega muudkui töötasid ja töötasid, kuid tulemust ei olnud. Aega kulus, kuid töö ei edenenud. Ja pealegi tekkis hinge selline tühi tunne. Tühja töö tunne. Nendes olukordades oled Sa leidnud aja, et tööriista teritada. Aga, kuidas leida aega, et iseennast „teritada“, et Sa ikka jõuaksid ja jaksaksid? Alljärgnevalt mõtteid, mida võiksid proovida.

1. Planeeri aega puhkamiseks. Nagu planeerid töö tegemiseks aega, tuleks ka planeerida puhkust. See on soovitus, mida ma olen mitmes blogipostituses jaganud. Kas Sa oled ennast jälginud ning tead, kui pikk võiks Sinu puhul olla järjestikku töötamise aeg? Aeg, mil Sa suudad olla fokuseeritud ja keskendunud. Üks meetod, mida soovitan katsetada on Pomodoro Tehnika ehk tomati tehnika (Pomodoro Technique). Meetodi mõte on selles, et iga 25 minuti tagant peaks tegema 3-5 minuti pikkuse pausi ning siis töötama taas 25 minutit ning uus paus. Kui neli 25 minuti pikkust tsüklit on läbi, võiks paus olla pikem, näiteks 15 minutit. See on ajajuhtimise meetod, mille töötas välja Francesco Cirillo 80-ndatel. Meetod on iseenesest väga lihtne ning efektiivne. Internetist leiad huvi korral ka mitmeid äppe, mis teevad aja arvestamise Sinu eest ning annavad õigel ajal helisignaaliga märku.
2. Tasakaalusta tegevust vastandtegevusega. Kui oled istuva töö tegija, katsu leida aega liikumiseks. Kui taas teed tööd, kus on käimist, tuleks vahepeal puhata ja istuda. Huvitav, et füüsilise töö puhul oskame oluliselt paremini puhkamise signaale märgata. Eks keha poolt kulutatav energia ole ka suurem, kui istuva tööviisi korral.
3. Vaheta keskkonda. Kui Sa oled mõne teemaga natuke „kinni“, näiteks pead mõne juhendi või koolitusmaterjali koostama, kuid tunned, et kirjatöö kohe kuidagi ei edene, võiksid proovida töötada korraks mõnes teises keskkonnas. Näiteks koosolekute saalis. Oi, seal tulevad suured ideed. Või teha kodukontori päev. Või mõnes kohvikus. Igal kohal on oma energia, mis aitab „kinnijäämise“ korral Sul teemaga edasi minna. Huvitav on see, et head mõtted ja ideed tulevad lihtsamalt, kui Sa pole otseselt töökeskkonnas või tegeled mõne teise tegevusega. Tihti hoopis hobiga, oled trennis või lausa puhkusel.
4. 80:20 reegel. See on ju tuttav Pareto printsiip. 20. sajandi Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto leidis, et 80% maast Itaalias kuulub 20% inimestele ning 80% saagist andsid 20% oa taimedest. Seejärel hakkas ta seaduspära vaatama veelgi laiemalt ning jõudis arusaamisele, et tegemist on väga universaalse printsiibiga, mida saab laialdaselt kasutada erinevates eluvaldkondades. Näiteks tööga seonduvate tegevuste puhul 80% käibes või kasumist tuleb 20% klientidelt. Seda saab vaadata ka teistpidi – 20% klientidest annavad 80% kasumist. 20% töödest tagab 80% tulemusest. Analüüsi palun oma tegevusi, mis on Sinu töö puhul need 20% tegevustest, mis annavad 80% tulemustest?
5. Söö korralikult ning maga piisavalt. Need on tegevused, mis Su energiat füsioloogiliselt taastavad. Nagu väikestel lastel, kui kõht tühi, kipub tuju virilaks muutuma, eks sama on ka Sinu puhul. Kui kütusepaak on tühjenemas, soovib keha Sulle seda meelde tuletada. Une aja pikkus on individuaalne, siin peaksid Sa samuti ise ennast tundma. Mis on Sinu puhul piisav aeg, et Sa oleksid puhanud ja värske? Une puhul on kestvusest veelgi olulisem une kvaliteet. Arvatakse, et unetunnid enne keskööd on topelt kasulikud. Vaata, kas see ka Sinu puhul töötab?

Ühest küljest võid Sa ju saada väga efektiivseks ning enda energiataset säilitada, kuid kui Sulle uusi ülesandeid kogu aeg peale tuleb nagu oleks saju ajal räästa all, tuleb Sul julgemalt öelda ka „ei“. Kindlasti see on mõnel juhul ebamugav. Aga kuidas leida tuge nende ebamugavate otsuste tegemisel? Erinevate tegevuste vahel otsustamisel aitab tegevuste ja enda eesmärkide vahelise seose leidmine. Samuti Pareto printsiibi alusel toimiv tegevuste analüüs. Öeldes „ei“ mõnele tegevusele, ütled Sa „jah“ Sulle olulistele tegevustele.

Mis on mõned põhimõtted või tegevused, mis tagavad Sinu tööelu tasakaalu? Ole kena, jaga neid mõtteid all kommentaaride osas ka teistega. Suur tänu Sulle juba ette!

Aja audit on oma olemuselt lihtne, Sa peaksid oma tegevusi kaardistama 10 minuti kaupa ning iga tunni või kahe tagant korraks väikese pausi tegema ning ajakasutuse üles märkima. Kui vahe läheb liiga pikaks, võib meelest ära minna, millega Sa tegelesid. Näiteks, kui Sa helistasid klientidele 10 minutit, tegid arvutiga tööd 40 minutit ning vestlesid töökaaslastega 10 minutit, märgidki helistamise ja töökaaskaaslastega vestluse juurde ühe märke ning arvutiga töö juurde neli märget. See on nüüd otsustamise koht, kas Sa teed märked paberil või arvutis. Arvutist saad Sa tehtut automatiseerida, kuid paberil läheb võib-olla natuke kiiremini. Teine otsustamise koht on, kui detailselt Sa oma tegevusi lahti kirjutad. Näiteks, kas piisab üldiselt „helistamine“ või oleks vaja märkida „helistamine klintidele“ ning „helistamine projekti liikmetele“? Vastus peitub selle, kui detailselt Sa oma ajakasutust tahad hiljem analüüsida. Kolmas otsustamise koht on, kas Sa tahad keskenduda ainult tööajale või huvitab Sind ööpäevane ajakasutus. Kuna elu on tervik, soovitan keskenduda ööpäevale, kuid nagu eelnevalt öeldud, valik on Sinu.

Kuna me päevad on tihti erinevad, soovitan Sul ajakasutust kaardistada vähemalt üks nädal. Parem veel, kui kaks nädalat.

Siis ongi aeg kokkuvõteteks, mis on kindlasti kõige huvitavam osa selles protsessist. Ajakasutust saab jagada kaheks – aeg, mis kulus eesmärgi suunas liikumisele ning mis kulus muude tegevuste peale. Loomulikult, mida rohkem aega kulutad eesmärgi suunas liikumisele, seda parem. Mida saaksid ette võtta, et eesmärgi suunas liikumise osakaal kogu ajakasutusest oleks veelgi suurem? See on küsimus, millele vastuseid otsida. See on võti, mis avab Sul ukse tõhusama ajakasutuse poole.

Alljärgnevalt toon paar mõtet, mida ma ise olen edukalt kasutanud.

1. Tekita aeg, kus Sind ei segata. Fookuse hoidmine on efektiivsuse seisukohalt väga oluline. Tee kõik endast olenev, et saaksid segamatult töötada. Kui vaja, pane telefon vaiksele režiimile või sulge oma kabineti uks. Oluline on ka eemaldada meilide automaatsed teavitused, et nad Sul arvuti all paremas nurgas ei vilguks ning fookust muudele tegevustele ei juhiks. Samuti võid meeskonnaga või toakaaslastega kokku leppida nö. vaikses tunnis, näiteks kell 9:00 – 10:00. See on aeg segamatuks töötegemiseks.
2. Planeeri aeg meilidele vastamiseks. Proovi vastata e-kirjadele 2 korda päevas. Tundub ulme? Jah, võib-olla küll. Kuid, kas pole mitte nii, et kui Sa poodi lähed, siis plaanid kõik vajaliku korraga ära osta? Ja võib-olla isegi mitme päeva soovid läbi mõelda. Miks ei võiks meilide puhul analoogiat kasutada? Jah, aga … Kui Su töö pole just meilidele vastamine, näiteks töökohad, mis on seotud klienditeenindusega või meili teel tulnud veateadetele kiire reageerimisega, siis, usu mind, enamikel töökohtadel ei pea reageerima meilidele viie minuti jooksul. Enamikel töökohtadel on piisav kaks korda päevas meilidega tegeleda.
3. Jäta 3 tundi päevas planeerimata. See on selleks, et saaksid ilma stressi tekitamata kõik olulised tegevused lõpetada. Me oleme tegevuste planeerimises pigem optimistlikumad ning tegemised võtavad tihtipeale rohkem aega. Varuaeg on selleks, et uuesti järje peale saad. Kui ka siin analoogiat otsida, siis võid mõelda Saaremaa praami broneeringute süsteemile. Kuigi e-pileti ostmise süsteem on väga mugav ning annab kindlustuse kindlal kellajal ülesaamiseks, mahub alati praamile autosid ka üldjärjekorrast.
4. Kanna raamatut endaga kaasas. Võta alati kodust väljudes kaasa raamat või kasuta mõnda moodsat abivahendit (e-raamat või audioraamat), et muudele tegevustele kuluvat aega efektiivsemalt kasutada. Näiteks, kui bussi või autoga sõidad, võiksid lugeda või kuulata audioraamatut. Muuda transpordile kuluv aeg õppimisele kuluvaks ajaks. Muuda ootamistele kuluv aeg enesearengu ajaks.

Erinevate ajakasutuse nippidega on ikka nii nagu elus üldse, Sa pead proovima, kas nad Sinu puhul töötavad. Esmalt proovi, siis analüüsi mõju ning tee vajalikud muutused. Ja proovi jälle. Kindlasti on Sul põhimõtteid, kuidas Sa oma aega paremini kasutad. Palun jaga neid kommentaaride all, et ka teised huvilised saaksid neid katsetada. Suur tänu Sulle juba ette!